日本留学中的在留退件指的是在留资格认定证明书（简称“在留”）的取消或作废。在留是日本法务省颁发的一种允许入境的许可证，对于计划赴日留学的外国人来说，在留资格是申请签证的前提条件，并且是合法居留和进行学习活动的必需文件。

在留资格认定证明书（简称“在留”）由日本入国管理局签发，它证明了申请人有资格在日本居住、工作或学习。在留学过程中，如果需要取消入学或退学，申请人需要按照学校和相关机构的规定，提交书面申请，并退还在留资格认定证明书及入学许可书原件。

具体操作流程如下：

取消入学或退学：

在取得经费支付人及留学中介同意的基础上，以书面形式提交相关申请。

退还在留资格认定证明书：

学校确认收到学生返还的在留资格认定证明书及入学许可书原件后，在一个月之内返还学费。

需要注意的是，在留资格认定证明书一旦取消或作废，申请人将失去在日本合法居留和学习的资格，因此需要及时办理退件手续。

建议：

在申请留学签证前，务必确认在留资格认定证明书的有效性。

如果需要取消入学或退学，及时与学校和留学中介沟通，了解相关流程和所需材料，确保顺利办理退件手续。