金水区留学机构需要准备以下证件和材料：

企业法人营业执照：

证明机构具有合法的商业注册资格。

相关行政单位颁发的资格证：

如教育机构许可或认证，确保服务符合法律规定。

专业留学服务证书：

表明机构具备提供留学服务的专业资质和认证。

留学中介机构协会会员资格：

证明机构在行业内的合法性和信誉。

国际教育推广服务机构（PIER）认证：

表明机构在国际教育推广方面符合特定标准。

保险资质证书：

证明机构已购买相关保险，以保障服务过程中的风险。

申请书：

说明机构的业务性质、服务内容等。

与国外高等院校或其他教育机构签署的有法律效力的自费留学合作意向书或协议：

证明机构与海外教育机构有合作关系，通常需要经过我驻外使领馆的认证。

机构章程：

详细说明机构的组织结构、管理方式、业务范围等。

拟开展中介服务业务的工作计划及行政区域及可行性报告：

展示机构未来业务发展的详细规划和预期目标。

法定代表人和主要工作人员的简历及有关证明：

证明这些人员的资质和背景。

场地证明文件：

包括房产证复印件、租赁合同、场地使用证等，证明机构有合适的办公场地。

相关人员身份证证明：

确认机构工作人员的合法身份。

身份证明：

申请人的身份证或其他有效身份证明文件。

学历证明：

证明申请人的教育背景。

此外，对于特定国家如日本，还需准备以下材料：

护照：

出国留学的基本证件，需提前办理并确保在留学期间有效。

签证申请书：

需要填写并贴上照片，通常要求2寸白色背景。

在留资格认定证明书：

证明在日本的合法居留资格。

入学许可书：

由目标学校提供，证明有资格进入该校学习。

资格外活动许可申请书：

用于说明在抵达日本后可能参与的任何非学术活动。

照片：

近期、免冠、正面、彩色照片，尺寸和规格根据具体要求准备。

成绩单和毕业证书：

证明学历背景。

推荐信：

由导师或熟悉个人情况的成年人撰写，突出优点和特长。

个人陈述：

向学校展示个人背景、学习经历、兴趣爱好和留学目的。

经济担保：

可能需要直系亲属或企事业单位作为经济担保人，并提供相关证明材料。

语言能力证明：

如日语能力测试（JLPT）证书，尤其是对于日语授课的专业。

其他可能需要的文件：

如户口本复印件、在职证明、收入证明、银行存款证明等。

生活用品和学习用品：

根据专业需要准备专业用具和生活用品，考虑到日本物价，可以适当减少行李负担，到达后购买。

建议在准备这些材料时，确保所有文件都是完整、真实、准确的，并按照留学机构的要求进行整理和装订。同时，了解目标国家的留学政策、申请条件和录取标准，以便更好地准备申请材料。