留学时如果发现缺少某些东西，可以采取以下步骤来应对：

联系留学机构

如果你的留学档案是由留学机构管理的，联系该机构并说明情况，看看他们是否能够帮助你找回丢失的文件。

联系学校

如果你在国外留学时所在的学校还保留有你的档案，尝试联系该校的档案管理部门，并说明情况，看看是否能够找回丢失的文件。

查询官方网站

在留学国家的官方教育网站上查询相关规定，了解如何申请补办或重新办理你的留学档案。

寻求法律帮助

如果以上方式都无法找回文件，可以咨询律师并寻求法律帮助。

准备补办材料

如果档案遗失或损坏，需要及时补办手续。补办留学档案的手续包括准备护照、签证、成绩单、学位证书等重要材料，联系原就读学校了解档案丢失的原因和补办手续的具体流程，填写申请表并提交所需材料，缴纳相关费用，最后领取新档案。

补充证明文件

如果无法获取原始成绩单或学位证书，需要联系学校或相关机构申请补办或出具证明文件。例如，对于学位证书丢失的情况，可以联系学校的学位管理办公室，申请补发学位证书或者开具学位证明。

联系出入境管理部门

如果护照遗失，可以向出入境管理部门申请查询和打印历史出入境记录，以补充材料。

按照留服认证系统的要求进行提交

如果需要办理留学认证，按照留服认证系统的要求进行提交。

此外，还可以考虑以下建议：

提前准备：在出发前，尽量将所有需要的文件和物品准备好，并备份电子版，以备不时之需。

了解当地情况：提前了解留学国家的文化、气候和生活习惯，以便更好地适应新环境。

建立人际关系：在国外，建立新的人际关系可以帮助你更好地适应生活，包括与同学、老师、邻居等建立联系。

保持联系：确保与家人和朋友保持联系，以便在遇到困难时能够及时获得帮助和支持。

通过以上步骤和建议，可以有效地应对留学过程中可能遇到的各种问题，确保留学过程顺利进行。