写信礼貌留学时,可以遵循以下建议:
邮件主题
主题应简洁明了,能够准确反映邮件内容,便于收件人快速了解邮件意图。例如:“Query about Coursework”或“Application for Scholarship”等。
称呼
如果知道收件人的姓名和职位,最好使用具体称呼,如“Dear Professor Smith”或“Dear Dr. Johnson”。
如果不知道具体姓名,可以使用泛称,如“Dear Sir or Madam”或“To Whom It May Concern”。
自我介绍
在邮件开头进行简短的自我介绍,包括姓名、学号、专业等信息,并表达对对方的尊重和感谢。
正文内容
正文应条理清晰,简洁明了,尽量在一封邮件中只讨论一个主要问题或请求。
使用礼貌的语言,确保表达清晰,避免使用过于口语化或模糊的措辞。
结束语
在邮件结尾处使用适当的结束语,如“Best regards,”或“Sincerely,”等,并签上自己的全名。
附加信息
如果需要提供额外信息,如联系方式,可以在邮件末尾附上邮箱和电话号码,以便收件人回复或联系。
其他注意事项
使用正确的称呼,例如“Dear [Title] [Last Name]”格式,如果知道对方的性别或职称,可以使用“Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name]”。
避免使用全大写字母书写,这可能表达出愤怒或其他强烈情绪。
注意拼写和语法错误,确保格式正确。
尽量在对方上班时间发送邮件,例如英国的早上9点左右。
如果对方提供了信息,即使不需要答案,也应回复表示感谢。
使用学校邮箱,例如带有学校后缀的邮箱,例如“[Your Name]@mynorthampton.ac.uk”。
通过以上步骤,可以撰写出一封清晰、专业且有礼貌的留学相关信件。