邮件主题

邮件主题应该简短而具有描述性，让收件人一眼就能了解邮件的主要内容。

收件人选择

单独发送：如果是对每个人进行回复或单独沟通，应直接输入其姓名或邮箱地址。

群组发送：若需要同时发送给多个人，可以使用“收件人”栏下方的“抄送”（Cc）或“密送”（Bcc）功能。

正文撰写

开头：使用正式的称呼，如“Dear Mr./Ms. [Last Name]”或“Dear [First Name]”，如果你不知道收件人的姓名。

正文：保持简洁明了，清晰表达你的请求或信息。

结尾：使用“Best regards,”或“Sincerely,”等结束语，并签上你的名字。

附件添加

如果需要附加文件，确保文件大小适中，并使用常见的文件格式，如PDF、Word文档等。

邮件检查

拼写和语法：使用拼写检查工具，并请他人帮忙校对。

内容准确性：确保所有信息都是准确无误的。

发送时间

尽量在工作日发送邮件，避免在非工作时间打扰对方。

如果邮件内容紧急，可以在主题中注明“urgent”。

个性化与尊重

避免使用群发邮件模板，尽量使每封邮件都显得个性化。

在邮件中表现出对收件人的尊重和关心。

邮件客户端选择

可以选择使用Outlook、Gmail等电子邮件客户端来撰写和发送邮件。

邮件群发注意事项

避免使用敏感词汇：以免被邮件过滤器识别为垃圾邮件。

注意邮件标题：避免使用全大写字母，以免被误判为垃圾邮件。

结束语

在发送邮件之前，再次检查所有信息是否正确，并确保邮件内容符合邮件的目的和礼仪要求。最后，发送邮件并等待收件人的回复。

通过遵循以上步骤和注意事项，你可以有效地发送邮件，无论是单独发送还是群组发送，都能展现出专业和礼貌的形象。