出国留学机构的退费流程一般如下：

确认退费原因

首先确认申请失败的原因，判断是申请者自身的责任还是留学顾问或机构的责任。

收集证据

收集能证明留学顾问服务质量不佳或出现较大失误的证据，例如文书质量低、选校信息错误、服务态度恶劣等。

查看合同条款

仔细阅读合同上关于退款的细则，了解退款比例和条件。

协商退费

直接与留学顾问机构领导沟通，以理性和强硬的态度表达退费要求，并注意全程录音作为证据。

询问机构是否履行了合同中的某些条款，并记录下他们的回答。

根据合同条款，向留学顾问机构提出具体的退费要求。

与机构协商，尝试达成一个双方都能接受的退费方案。

法律途径

如果协商失败，可以考虑通过法律途径解决，例如申请仲裁或提起诉讼。

可以拨打12315进行投诉，请求消费者协会介入并进行调解工作。

如果协商和调解都没有取得预期效果，可以根据双方曾经签订过的合同，提交给仲裁机构进行仲裁。

了解不可退还费用

文书费通常不可退还，因为涉及到中介的成本投入。

签证指导费在未获得签证的情况下可以退还。

申请费和学费定金通常不可退还，但特殊情况下可以争取部分退款。

选择支付方式

客户可以选择现金、转账等方式支付退款。

支付服务费用时，客户应向留学服务机构提供有效的支付凭证，退款也应通过银行转账方式直接转入客户指定的银行账户。

建议

提前阅读合同：在签订任何合同之前，务必仔细阅读合同条款，特别是关于退费的部分。

保留证据：在整个退费过程中，保留好相关证据，如合同、付款凭证、沟通记录等，这些证据将在维权时起到重要作用。

及时沟通：发现问题后应及时与留学机构沟通，并尽量以书面形式提出退费要求，以便有据可查。

寻求专业帮助：如果协商无果，可以考虑寻求法律援助或咨询专业律师，了解自己的权益和可行的法律途径。