保留学籍函件 是一种授权文件，用于保留学生的学籍。当学生需要暂时离开学校，例如出国留学或因病住院，但仍希望保持其学籍时，可以办理保留学籍。保留学籍函件通常包含以下信息：

1. 委托人和受托人的个人信息，如姓名、身份证号码和联系方式。

2. 保留学籍的具体原因，例如出国留学或因病住院。

3. 保留学籍的起止时间。

4. 保留学籍证明书则是学校出具的正式文件，证明学生因特定原因被允许保留学籍，并注明保留学籍的起止时间。

保留学籍的条件和流程如下：

1. 学生需因故中断学习但不符合休学条件。

2. 学生需向学校提交书面申请，并提供相应的证明材料。

3. 所在学院提出意见，报教务处审批。

4. 学校批准后，学生获得保留学籍的资格，并保留其学习资格和已取得的成绩。

5. 保留学籍期间，学生不得享受在校生及休学待遇，也不得报考其他学校。

6. 保留学籍的时间通常为一年至两年，期满后学生可向学校申请复学。

总结来说，保留学籍意味着学生在特定情况下可以暂时离开学校，但其学习资格和已取得的成绩会被保留，以便在未来有机会重新回到学校继续学业。