收到日本留学相关的邮件时，你可以遵循以下步骤来妥善处理：

及时回复

对于教授的回信，务必在第二天之前给予回复。感谢教授抽出宝贵时间阅读并回复你的邮件，例如：“お忙しいところご返信いただきまして、誠にありがとうございます。”。

回复邮件的件名可以标注为“Re:”，这样有助于双方明确邮件往来内容，也便于搜索。

保持沟通

在审查期间，学校可能会有电话面试或邮件面试，因此要保持通讯畅通，做好相应准备。

如果需要补充材料，应及时按照学校要求发送。

注意邮件内容

仔细阅读邮件内容，了解教授的具体要求或指示。

如果邮件涉及到重要的日程安排，如面试时间、地点等，应尽快确认并回复，通常在24小时内较为合适。

正式格式

无论是接受还是拒绝录取邮件，都应使用清晰、专业的格式，保持礼貌和专业的态度。

如果学校要求书面答复，确保按照规定的格式和要求撰写。

保留证据

在回复邮件时，可以选择“引用回复”功能，保留邮件原文，以便日后查询和参考。

注意时间

尽量避免在深夜或清晨回复邮件，以免给对方造成不便。

确认收到

如果长时间未收到教授的回复，可以礼貌地询问教授是否收到你的申请邮件，表达你的诚意和担忧。

通过以上步骤，你可以有效地处理日本留学相关的邮件，确保沟通顺畅，提高申请成功的几率。