日本留学备用金的使用应当遵循以下原则和步骤：

备用金的准备

初期准备：建议先准备一半左右的留学资金，然后根据实际需要逐步存入。

总额估算：语言学校一年约14万，私立本科四年60万，国公立本科四年40万，私立修士两年30万，国公立修士两年20万。可以根据这些费用来估算总的备用金需求。

备用金存放

定期存款：通常建议以留学者父母的名义在国内银行存入20万元人民币的3个月定期存款。

账户要求：定期存款账户要以经费支付人的名义开户，并希望冻结半年时间。

银行选择：建议选择中国有名的大银行，如中行、工行、建行等，这样可信度较高。

备用金使用

额外费用：备用金除了应对学费和生活费外，还应考虑一些额外费用，如旅游、探亲等。

紧急情况：备用金可用于突发情况或应对其他不可预见的费用，例如紧急医疗费用或临时追加学费等。

备用金证明

资金证明：在申请签证时，需要提供定期3个月的存款单和存款证明，以证明有足够的经济能力承担未来留学期间所需学费和生活费。

其他注意事项

收入稳定性：要有每月稳定的收入来源。

账户余额：账户余额要充足，且大额入账需说明异常原因。

入账频率：入账频率要正常，避免引起怀疑。

合法资金形成：需要提供合法的留学资金形成说明文件。

通过以上步骤和原则，可以合理规划和使用日本留学备用金，确保留学期间的财务需求得到满足，并避免因资金问题影响留学进程。