留学生在撰写电子邮件时,应注意以下几个要点:
自我介绍 :在邮件开头进行简短的自我介绍,包括姓名、学号以及所修课程。例如:“I’m a student (ID: XXX) in your xxx course, and I reach out to you…”。明确标题:
邮件标题应简洁明了,直接表达邮件的目的。例如:“Absent on x”、“Question about x”、“Scheduling a Time/Asking for a Appointment”等。
适当称呼:
根据收件人的身份选择合适的称呼,如“Dear Professor”或“Dear Dr. + last name”,如果不熟悉收件人,可以使用“Dear Sir/Madam”。
正文内容:
正文应简洁有力,突出重点。在开头说明写信的原因,并在正文中提供必要的细节或证据。使用礼貌的语言,避免使用过于随意的表达方式。
结束语:
在邮件结尾处再次强调邮件的目的,表达感谢之情,并期待回复。可以使用“Thanks in advance, and I hope to hear back from you soon.”或“Best regards,”等结束语。
签名:
在邮件最后,使用正式的结束语,如“Sincerely, xxx”或“Kind regards,”并留下清晰的联系方式。
其他注意事项
使用正式的邮箱地址,避免使用昵称或开玩笑的邮箱地址。
邮件主题栏应紧扣主题,避免使用模糊或过于笼统的标题。
注意语法和标点符号的准确使用,保持整洁的排版。
如果需要将同一封邮件发给不同的人,可以使用Bcc栏,避免在To栏中重复填写地址。
通过遵循以上建议,留学生可以撰写出专业且礼貌的电子邮件,有效地传达信息并给收件人留下良好的印象。